Para garantizar la calidad a los clientes, las organizaciones deben disponer de recursos de calidad. Estos recursos deben incluir un documento que detalle el perfil de cada puesto y sus competencias. Este documento debe incluir los siguientes puntos:
- Descripción de Puestos: Las descripciones de los puestos deben describir claramente las funciones y responsabilidades específicas del personal. Deben incluir las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo las tareas del puesto.
- Evaluación de aptitudes: El personal también debe ser evaluado en cuanto a sus aptitudes y conocimientos en relación con su puesto. Esto debería garantizar que son capaces de realizar las tareas que se les exigen.
- Requisitos de formación: Los requisitos de formación deben indicarse en los perfiles de cada puesto, detallando los tipos de formación que debe recibir cada personal y cuándo.
- Matriz de competencias: Al evaluar al personal debe utilizarse una matriz de competencias. Debe enumerar las tareas específicas y las competencias necesarias para realizarlas.
Además de estos recursos, las organizaciones también deben disponer de un sistema para medir la eficacia de su sistema de gestión de la calidad. Esto debería incluir una auditoría del sistema de calidad para garantizar que cumple las normas ISO 9001 y que se comprueba periódicamente.
Preparación para una auditoría ISO 9001
Una de las claves para superar una auditoría ISO 9001 es la organización. A continuación se indican los pasos que hay que dar para prepararse para una auditoría ISO 9001:
- Informa a los empleados sobre el control de calidad: Asegúrate de que todos los empleados están informados sobre el control de calidad y comprenden la importancia de cumplir las normas de calidad.
- Revisa el manual de calidad: Revisa el manual de calidad de la organización y asegúrate de que está actualizado y se ajusta a las normas exigidas.
- Elaborar listas de comprobación: Elabora listas de comprobación para asegurarte de que todos los documentos necesarios están en orden y listos para la auditoría.
- Realiza auditorías simuladas: Realiza auditorías simuladas para familiarizar a los empleados con el proceso y simular la auditoría real.
- Asegúrate de que la documentación está actualizada: Asegúrate de que toda la documentación está actualizada, incluidas las políticas de gestión, los procesos, los registros y demás documentación.
- Formar y evaluar a los empleados: Forma y evalúa a los empleados para asegurarte de que son capaces de cumplir las normas de calidad.
- Realizar Comprobaciones de Calidad: Realiza comprobaciones de calidad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que se cumplen las normas.
Disponer de un sistema de calidad es esencial para cualquier organización, y la certificación ISO 9001 es clave para garantizar que la calidad se mantiene y mejora. La implantación de la norma ISO 9001 puede proporcionar una serie de beneficios a las organizaciones, como la mejora de la satisfacción del cliente, el aumento de la eficacia, la mejora de la productividad, un mejor control y operaciones más rentables. Es importante disponer de recursos de calidad y prepararse para una auditoría ISO 9001 a fin de superar la auditoría y mantener la calidad.
